Gizlilik ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu, SesliOfis hizmetini sunan Fulden Kondak / Antalya Plaket’tir.

2. Kapsam ve roller

Bu metin; site ziyaretçileri, hesap sahipleri, işletme kullanıcıları, destek talebi oluşturanlar ve WhatsApp üzerinden hizmetle etkileşen kişiler için geçerlidir.

İşletme müşterilerimizin kendi cari, çalışan, tedarikçi veya son müşterilerine ait verileri SesliOfis’e girmesi halinde, ilgili işletme bu veriler bakımından kendi yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumludur. SesliOfis, hizmetin sunumu için işletmenin talimatları doğrultusunda veri işleyen olarak hareket edebilir.

3. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, görünen ad, e-posta adresi, telefon numarası ve doğrulama bilgileri.
• Hesap ve işletme: işletme adı, üyelik ve yetki bilgileri, vergi bilgileri, tercih ve abonelik kayıtları.
• Ticari kayıtlar: kullanıcının sisteme girdiği cari, ürün, stok, satış, tahsilat, teklif, alış/iade, hatırlatıcı ve işlem kayıtları.
• Sesli işlem: ses kaydı işlenirken elde edilen transkript, komut sonucu, işlem türü ve kullanım ölçümleri. Web üzerinden gönderilen ham ses, işlem sırasında geçici olarak kullanılır ve uygulama veritabanında kalıcı dosya olarak saklanmaz.
• WhatsApp: bağlantılı işletme hesabı ve telefon kimlikleri, görünen işletme bilgileri, mesaj içeriği, gönderim durumu, görüşme ve komut kayıtları.
• Teknik ve güvenlik: oturum, işlem, hata, denetim ve güvenlik kayıtları; cihaz/tarayıcı bilgileri ve kötüye kullanımı önlemeye yarayan teknik veriler.
• Destek: destek yazışmaları, talep içeriği ve çözüm kayıtları.

Parola, erişim anahtarı, kredi kartı numarası veya gereksiz özel nitelikli kişisel verileri mesaj, ses kaydı ya da destek taleplerine eklememenizi rica ederiz.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• hesap açılması, kimlik doğrulama ve çalışma alanı yetkilendirmesi,
• cari, stok, satış, tahsilat, teklif ve hatırlatıcı hizmetlerinin sunulması,
• sesli komutların ve WhatsApp komutlarının anlaşılması ve işleme hazırlanması,
• mesajların iletilmesi, teslim durumunun gösterilmesi ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• destek, hata giderme, güvenlik, denetim ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi,
• abonelik, muhasebe, faturalama ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

İşleme faaliyetleri; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanır. Kanunun açık rıza aradığı durumlarda ayrıca açık rıza alınır.

5. Toplama yöntemi

Veriler; kayıt ve kullanım ekranları, sesli komutlar, WhatsApp Cloud API web kancaları, destek kanalları, çerez/oturum mekanizmaları ve hizmetin çalışması sırasında oluşan teknik kayıtlar üzerinden elektronik ortamda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elde edilir.

6. Aktarım yapılan taraflar

Veriler, yalnızca gerekli olduğu ölçüde; barındırma ve altyapı sağlayıcıları, e-posta ve destek hizmetleri, güvenlik/denetim sağlayıcıları, sesli komutların işlenmesi için OpenAI ve WhatsApp mesajlaşma hizmeti için Meta ile paylaşılabilir. Kanunen yetkili kamu kurumları ve adli mercilere de usulüne uygun talep halinde aktarım yapılabilir.

Meta ve OpenAI kendi hizmetleri bakımından bağımsız koşul ve gizlilik politikalarına sahip olabilir. İlgili hizmetler etkinleştirilmeden önce bu koşulların işletme tarafından ayrıca değerlendirilmesi gerekir.

7. Yurt dışına veri aktarımı

Meta, OpenAI veya kullanılan teknik altyapının yurt dışında bulunması sebebiyle kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir. Bu aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara ve geçerli aktarım mekanizmalarına uygun şekilde; yeterlilik kararı, uygun güvenceler, standart sözleşmeler veya kanunda öngörülen istisnai hallerden uygulanabilir olanına dayanılarak gerçekleştirilir. Gerekli durumda ayrıca açık rıza alınır.

8. Saklama ve güvenlik

Veriler; hizmetin sunulması, uyuşmazlıkların çözümü, güvenliğin sağlanması ve mevzuattaki saklama yükümlülükleri için gereken süre boyunca tutulur. Süre sona erdiğinde veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Yasal mali kayıtlar, denetim izleri ve güvenlik kayıtları ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca sınırlı erişimle saklanabilir.

Erişim yetkilendirmesi, tenant/işletme ayrımı, şifreli iletişim, denetim kayıtları, güvenli oturum politikaları ve asgari yetki yaklaşımı gibi teknik ve idari tedbirler uygulanır. İnternet üzerinden aktarımın mutlak biçimde risksiz olmadığı unutulmamalıdır.

9. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bilgi talep etme,
• işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
• kanuni şartları varsa silme veya yok etme ve aktarılanlara bildirim isteme,
• otomatik analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme sebebiyle zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Güncellemeler ve resmî kaynaklar

Hizmet veya mevzuat değiştiğinde bu metin güncellenebilir. Önemli değişiklikler uygun kanallardan duyurulur ve sayfanın üstündeki tarih yenilenir.

KVKK hakkında resmî bilgi için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun aydınlatma yükümlülüğü ve yurt dışına aktarım sayfalarını inceleyebilirsiniz.